(Auditor Madya pada Inspektorat Sintang)
Sebelum terlalu jauh membahas mengenai implementasi Permenpan Rb Nomor 7 Tahun 2022 Tentang Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi. Ada baiknya kita menyamakan persepsi tentang beberapa konsep sistem kerja dahulu. Dengan demikian ketika kita membahas lebih jauh terkait implementasi dari peraturan tersebutmaka kita sudah mendapatkan gambaran yang utuh. Seperti yang di kemukakan oleh Abdul Kadir (2014:61) bahwa “Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan”. Kemudian Sutabri (2012:3) dalam bukunya mengemukakan bahwa “Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari suatu unsur, komponen, atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu”. Sedangkan oleh Sutarman (2012:13) didalam bukunya menyatakan bahwa “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”. Kemudian dari Fatansyah (2015:11) menyatakan bahwa “Sistem adalah sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi dan tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses tertentu”.
Kemudian masih terkait dengan pengertian Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi, atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering digunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika sering kali bisa dibuat. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara di mana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada di negara tersebut. Kata “sistem” banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.
Dari beberapa pengertian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem merupakan sekumpulan elemen, himpunan dari suatu unsur, komponen fungsional yang saling berhubungan dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Berdasarkan Peraturan Menpan RB atau Permenpan RB Nomor 7 Tahun 2022 Tentang Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi, yang dimaksud Sistem Kerja adalah serangkaian prosedur dan tata kerja yang membentuk suatu proses aktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Penyesuaian Sistem Kerja adalah perbaikan dan pengembangan mekanisme kerja dan proses bisnis Pegawai Aparatur Sipil Negara dengan memanfaatkan sistem pemerintahan berbasis elektronik. Mekanisme Kerja adalah proses dan cara kerja organisasi yang menggambarkan alur pelaksanaan tugas Pegawai Aparatur Sipil Negara yang dilakukan dalam suatu sistem dengan mengedepankan kompetensi, keahlian dan/atau keterampilan
Penyederhanaan Birokrasi dilaksanakan pada Instansi Pusat dan Instansi Daerah. Penyederhanaan Birokrasi juga dilaksanakan pada instansi yang dibiayai oleh Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara yang dibentuk untuk melaksanakan tugas tertentu berdasarkan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
Penyederhanaan Birokrasi merupakan bagian dari pelaksanaan reformasi birokrasi dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif dan efisien dengan mengoptimalkan pemanfaatan SPBE. Penyederhanaan Birokrasi dilakukan melalui tahapan:
a. Penyederhanaan Struktur Organisasi;
b. Penyetaraan Jabatan; dan
c. Penyesuaian Sistem Kerja. Penyesuaian Sistem Kerja meliputi Mekanisme Kerja dan Proses
Bisnis
Kemudian dinyatakan dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Permenpan RB Nomor 7 Tahun 2022 Tentang Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi bahwa sistem Kerja digunakan sebagai instrumen bagi Pegawai Aparatur Sipil Negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit organisasi pada Instansi Pemerintah setelah penyederhanaan struktur organisasi dan penyetaraan jabatan dalam rangka penyederhanaan birokrasi. Adapun maksud dan tujuan penyesuaian Sistem Kerja yaitu: a. mewujudkan proses kerja yang efektif dan efisien; b. memastikan pencapaian tujuan, strategi, dan kinerja organisasi; c. mengoptimalkan pemanfaatan sumberdaya manusia; dan d. mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.
Mekanisme Kerja digunakan sebagai acuan dalam pengaturan alur pelaksanaan tugas Pegawai Aparatur Sipil Negara setelah dilakukan penyederhanaan struktur organisasi dan penyetaraan jabatan. Mekanisme Kerja dilaksanakan dengan prinsip: orientasi pada hasil; kompetensi; profesionalisme; kolaboratif; transparansi; dan akuntabel. Mekanisme Kerja terdiri atas: a. kedudukan; b. penugasan; c. pelaksanaan tugas; d. pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; e. pengelolaan kinerja; dan f. pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.
Penjelasan Kedudukan menurut Peraturan Menpan RB atau Permenpan RB Nomor 7 Tahun 2022 Tentang Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi,bahwa Pejabat Fungsional dan pelaksana berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab secara langsung kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Pejabat Administrator atau Pejabat Pengawas. Dalam hal Pejabat Fungsional diangkat untuk memimpin suatu unit kerja mandiri berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan, Pejabat Fungsional tersebut dapat membawahi Pejabat Fungsional dan pelaksana. Penentuan kedudukan dan tanggung jawab disesuaikan dengan struktur organisasi pada masing-masing Instansi Pemerintah. Kedudukan ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian. Rincian kedudukan tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dalam Peraturan Menteri ini.
Terkait Penugasan, Peraturan Menpan RB atau Permenpan RB Nomor 7 Tahun 2022 Tentang Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasimenyatakan dalam pelaksanaan tugas, Pejabat Fungsional dan pelaksana dapat bekerja secara individu dan/atau dalam tim kerja dengan mengedepankan profesionalisme, kompetensi, dan kolaborasi berdasarkan keahlian dan/atau keterampilan. Penugasan secara individu dan/atau dalam tim kerja dapat melibatkan Pejabat Fungsional dan pelaksana yang berasal dari dalam satu unit organisasi, lintas unit organisasi, dan/atau lintas Instansi Pemerintah. Dalam tim kerja yang anggotanya berasal dari lintas Unit Organisasi dan/atau lintas Instansi Pemerintah, Pejabat Fungsional atau pelaksana yang berperan sebagai ketua tim diutamakan berasal dari Unit Organisasi pemilik kinerja. Penugasan Pejabat Fungsional dan pelaksana dilakukan melalui penunjukan dan/atau pengajuan sukarela. Penunjukan merupakan penugasan langsung kepada Pejabat Fungsional atau pelaksana oleh Pejabat Penilai Kinerja dan/atau Pimpinan Unit Organisasi untuk melaksanakan kinerja tertentu. Pengajuan sukarela merupakan penugasan Pejabat Fungsional atau pelaksana atas dasar permohonan aktif dari Pejabat Fungsional atau pelaksana untuk melaksanakan kinerja tertentu. Penugasan ditetapkan oleh Pejabat Penilai Kinerja atau Pimpinan Unit Organisasi. Rincian Penugasan tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dalam Peraturan Menteri ini. Penjelasan terkait Pelaksanaan Tugas. Pelaksanaan tugas Pejabat Fungsional dan pelaksana meliputi pelaksanaan tugas yang bersifat dalam unit organisasi, lintas unit organisasi, dan lintas Instansi Pemerintah. Rincian dan tata cara pelaksanaan tugas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dalam Peraturan Menteri ini.
Penjelasan terkait Pertanggungjawaban Pelaksanaan Tugas. Pejabat Fungsional dan pelaksana yang ditugaskan secara individu melaporkan pelaksanaan tugasnya secara langsung kepada Pimpinan Unit Organisasi. Dalam rangka pertanggungjawaban pelaksanaan tugas, Pejabat Fungsional dan pelaksana yang berperan sebagai anggota tim melaporkan pelaksanaan tugas kepada ketua tim. Pejabat Fungsional dan pelaksana yang berperan sebagai ketua tim melaporkan pelaksanaan tugas tim kerja kepada Pimpinan Unit Organisasi secara berkala. Pimpinan Unit Organisasi secara sewaktu-waktu berwenang untuk meminta laporan kepada ketua tim dan/atau anggota tim kerja. Rincian pertanggungjawaban pelaksanaan tugas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dalam Peraturan Menteri ini.
Penjelasan tentang Pengelolaan Kinerja. Berdasarkan Peraturan Menpan RB atau Permenpan RB Nomor 7 Tahun 2022 Tentang Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi,Pengelolaan kinerja Pejabat Fungsional dan pelaksana baik yang bekerja secara individu maupun dalam tim kerja terdiri atas: a. perencanaan kinerja yang meliputi penetapan dan klarifikasi ekspektasi; b. pelaksanaan, pemantauan, dan pembinaan kinerja yang meliputi pendokumentasian kinerja, pemberian umpan balik berkelanjutan dan pengembangan kinerja pegawai; c. penilaian kinerja yang meliputi evaluasi kinerja pegawai; dan d. tindak lanjut hasil evaluasi kinerja yang meliputi pemberian penghargaan dan sanksi.
Pengelolaan kinerja Pejabat Fungsional dan pelaksana dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undanganyan yang mengatur mengenai pengelolaan kinerja Pejabat Fungsional dan pelaksana. Penjelasan tentang Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Instansi Pemerintah mengutamakan layanan administrasi pemerintahan berbasis elektronik melalui pemanfaatan aplikasi SPBE yang terintegrasi dalam mendukung sistem kerja Instansi Pemerintah. Aplikasi SPBE berupa aplikasi umum berbagi pakai. Pimpinan Instansi Pemerintah memastikan setiap Unit Organisasi menggunakan aplikasi umum berbagi pakai. Keterpaduan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam mendukung sistem kerja dikoordinasikan oleh tim koordinasi SPBE Instansi Pemerintah.
Selanjutnya dinyatakan dalam Peraturan Menpan RB atau Permenpan RB Nomor 7 Tahun 2022 Tentang Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi, bahwa Penyusunan Proses Bisnis merupakan acuan bagi Instansi Pemerintah untuk menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antarunit organisasi. Untuk Penyesuaian Sistem Kerja, Instansi Pemerintah melakukan perbaikan dan pengembangan Proses Bisnis. Perbaikan dan pengembangan Proses Bisnis melalui reviu dan evaluasi dapat dilakukan dengan penyesuaian standar operasional prosedur. Reviu dan evaluasi dilakukan terhadap: a. peta subproses; b. peta relasi; c. peta lintas fungsi; dan/atau d. peta level 1 dan turunannya, sesuai dengan metode yang digunakan. Tata cara penyusunan peta proses bisnis Instansi Pemerintah) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Unsur kesekretariatan pada Instansi Pemerintah melaksanakan peran dukungan bagi percepatan pelaksanaan Penyesuaian Sistem Kerja sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Menteri ini. Pimpinan Instansi Pusat dan pimpinan instansi berkoordinasi dengan Menteri dalam pelaksanaan Penyesuaian Sistem Kerja. Pimpinan Instansi Daerah berkoordinasi Menteri dan menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang dalam negeri dalam pelaksanaan Penyesuaian Sistem Kerja.
Setiap Instansi Pemerintah melakukan pengaturan Penyesuaian Sistem Kerja berdasarkan Peraturan Menteri ini paling lambat 1 (satu) tahun terhitung sejak Peraturan Menteri ini diundangkan. Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, ketentuan mengenai peran koordinasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 17 Tahun 2021 tentang Penyetaraan Jabatan Administrasi ke dalam Jabatan Fungsional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 525), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Demikianlah goresan tinta yang sederhana ini terkait implementasi Permenpan Rb Nomor 7 Tahun 2022 Tentang Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi. Semoga dapat bermanfaat serta mohon dan berkenan memberika masukan positif. Tiada gading yang tidak retak.
Referensi :
- PERMENPAN RB NOMOR 7 TAHUN 2022 TENTANG SISTEM KERJA PADA INSTANSI PEMERINTAH UNTUK PENYEDERHANAAN BIROKRASI
- Biro Perencanaan, Administrasi Kerjasama dan Hubungan Masyarakat, October 2, 2018, BPAKHM Universitas Negeri Padang
- Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
- Manetsch dan Park(1979) dikutip dalam Eriyatno. 1999. “Ilmu Sistem: Meningkatkan Mutu dan Efektivitas Manajemen”. Jilid Satu. IPB Press, Bogor.
- Eriyatno. 1999. “Ilmu Sistem: Meningkatkan Mutu dan Efektivitas Manajemen. Jilid Satu. IPB Press, Bogor. Hal. 26
- Ridho Saputra, Pengembangan Sistem Rental Kamera Online, Jurnal Pengembangan
Teknologi Informasi dan Ilmu komputer Vol.2 No.6 (Juni,2018), hlm. 2221-2226.
